Logiciels libres ou open source pour consultants et sociétés de conseils

Le poste de travail

Ordinateur portableIl s’agit d’un ordinateur portable. Il lui permet lorsqu’il est en intervention chez ses clients d’effectuer son travail. Le système d’exploitation sera la plupart du temps Windows. À cause souvent de la vente liée et surtout parce que le consultant ignore qu’il existe des alternatives. Hélas quand bien même le saurait-il, sans un copain geek, il y a peu de chance qu’il procède à une installation sur son précieux outil de travail. Nous voilà donc dans 90 % des cas avec le système d’exploitation de Microsoft, et pour le reste MacOSX et quelques fous furieux (non sans raison) tels que moi avec une distribution GNU/Linux. Pour un ordinateur portable, je ne me risquerais pas à utiliser autre chose qu’Ubuntu ou une de ses dérivées à l’interface plus habituelle comme XUbuntu. Mais il vous faudra de l’aide probablement pour sauter le pas.

Les solutions dont nous allons parler par la suite fonctionnent toutes sous Windows. Elles fonctionnent également souvent sous MacOSX et GNU/LInux. Ce qui laisse la porte ouverte à une éventuelle future migration du système d’exploitation.

Messagerie

Le deuxième outil indispensable est la messagerie. Le réflexe premier du consultant qui débute est en général d’utiliser l’adresse mail de son fournisseur d’accès ou encore de se créer un compte sur Yahoo Mail, Outlook.com ou encore GMail. Je ne saurais dire a quel point c’est une mauvaise idée. Tout d’abord en terme d’image, ne pas disposer d’une adresse mail sur un nom de domaine propre à son activité est assez négatif. Ensuite cela n’est pas très compliqué. Au pire demandez-moi, je vous vendrais l’heure qui va bien pour tout vous mettre en place .

L’étape suivante consiste à lire ses emails. Pour cela, soit vous utilisez le webmail mis à disposition par votre hébergeur et il y a de grandes chances que ce soit un logiciel libre tel que RoundCube ou un logiciel sur votre poste de travail. Pour moi, il n’y a pas à tergiverser, c’est Thunderbird qu’il vous faut avec son compagnon indispensable l’extension Lightning pour gérer votre agenda. N’hésitez pas à fouiller sur le catalogue des extensions de Mozilla, vous y trouverez sûrement des choses intéressantes pour compléter Thunderbird. S’il vous manque quelque chose, vous pouvez toujours me le demander en commentaire.

Au passage, il est pour moi indispensable d’utiliser le protocole IMAP. C’est ainsi que vous pourrez accéder à vos emails depuis plusieurs postes ou terminaux de façon totalement synchronisée. En effet avec ce protocole, les emails restent stockés sur le serveur de messagerie et sont synchronisés sur votre poste. Veillez par conte à disposer d’un stockage sur le serveur de l’hébergeur conséquent. Il est normal à ce jour de pouvoir disposer de 5 Go de stockage au moins.

Sachez également que vos smartphones et tablettes sont tout à fait capables de se connecter en IMAP à votre messagerie. À vous l’ubiquité des emails !

Agenda

J’ai effleuré le sujet, l’agenda est un autre élément critique de la gestion de son activité. Thunderbird permet de gérer les rendez-vous sur le poste de travail. Hélas, il est contraignant de devoir allumer son portable pour prendre un rendez-vous alors que l’on est entre deux clients ou en train de déjeuner. Il nous faut un outil de synchronisation avec notre smartphone.

Le point est un peu plus délicat à traiter et nécessite la mise en place d’un serveur d’agenda. Il en existe de nombreux dans le monde des logiciels libres. Je vais cependant orienter votre choix vers Owncloud pour une raison que vous découvrirez par la suite. L’utilisation d’Owncloud nécessite son installation sur un serveur connecté à Internet. Cette opération n’est hélas pas à la portée de non-informaticiens. Plusieurs solutions se présentent à vous : utiliser des offres d’installation « 1 clic » de certains hébergeurs qui vous proposent de mettre en place automatiquement ce logiciel sur un hébergement à quelques euros par mois.

Sélection_032

Une fois votre instance Owncloud en ligne, vous serez en mesure de configurer une synchronisation entre votre smartphone ou votre agenda Lightning. Je ne détaille pas ces points, ils sont documentés dans mon guide des Solutions Informatiques libres pour les TPE. Vous pouvez faire l’acquisition de ce chapitre sur le site de l’éditeur ou trouver un tutoriel sur le web, il en existe de très nombreux.

Contacts

Le consultant est un être social. Il a besoin d’être en relation permanente avec son réseau. Pour cela son carnet d’adresses lui est indispensable. Là aussi la question de la synchronisation entre différents terminaux se pose. Encore une fois, Owncloud apporte une solution et remplit la fonction de serveur de contacts. Pour la mise en œuvre, direction mon guide ou le web pour trouver un tutoriel.

A savoir
Vous pouvez aussi vous tourner vers des suites collaboratives libres comme BlueMind ou Kolab pour bénéficier de l’ensemble des fonctions de webmail, agenda et contacts partagés. Là encore un hébergement vous sera nécessaire ainsi qu’une prestation pour le mettre en place.

Fichiers

Fort des outils précédent, le consultant a besoin de gérer ses fichiers. Ordinairement, il utilise son poste de travail. Mais bien souvent il doit échanger avec ses clients ou partenaires. Lorsqu’il s’agit d’un unique fichier, la messagerie peut faire l’affaire. Dès que le nombre de fichiers augmente, les échanges peuvent devenir ingérables et provoquer une grande perte de temps. C’est pour cela que Owncloud trouve à nouveau sa pertinence.

Grâce à son logiciel de synchronisation, les documents que vous créez sur votre poste sont automatiquement envoyés vers le serveur où ils sont stockés avec la conservation d’un historique. Depuis l’interface web d’Owncloud, il est très simple de créer un lien pour partager un fichier ou un dossier complet. L’accès pour votre interlocuteur pourra se faire en lecture seule voir en modification si vous lui en donnez les droits.

Un autre avantage et pas des moindres est d’automatiser la sauvegarde de vos fichiers. Un souci de moins ! Des applications Owncloud existent pour vos smartphones Android et IOS et vous permettent d’accéder à vos fichiers.

Owncloud sur Android

Si l’on ajoute au fait qu’il est possible de rajouter un webmail dans Owncloud, voici une solution particulièrement pertinente pour un consultant et a fortiori pour une société de services spécialisée dans le consulting.

Prise de notes

Je travaille de plus en plus avec des cartes heuristiques pour les prises de notes. Cela permet rapidement de construire une représentation d’une problématique. Plusieurs logiciels libres permettent de répondre à ce besoin. Je citerais tout d’abord Freeplane qui n’est certes pas le plus ergonomique, mais l’un des plus riches fonctionnellement. Si la perte d’accès à certaines fonctions vous semble acceptable au regard de vos besoins en échange d’une ergonomie plus travaillée, dirigez-vous alors vers la version open source de XMind.

taskcoach

Suivi de son activité

Pour facturer, encore faut-il savoir le temps que l’on a consacré à son activité. Pour cela je vous conseille un outil assez simple qui s’utilise sur le poste de travail et permet de suivre et enregistrer, éventuellement avec un chronomètre, le temps passé sur diverses tâches. Il s’agit du logiciel libre TaskCoach. Vous pouvez organiser votre suivi par projets et sous-projet et les rattacher à des catégories afin d’obtenir des statistiques d’activité très précises.

Utilitaires utiles voir indispensables

Je finis avec deux petites applications que je vous conseille d’installer. Il s’agit de Keepass2 qui stocke tous vos mots de passe dans un fichier chiffré et protégé par un unique mot de passe. Un mot de passe pour tous les retenir ! Pour compresser et décompresser des fichiers sans jamais être bloqué, je vous recommande Peazip à l’ergonomie très soignée.

Facturer

Voilà bien l’activité préférée du consultant ! Pour cela, ne cherchez pas midi à quatorze heures, le logiciel Dolibarr qui s’installe aussi bien sur votre poste que sur un hébergement web (pensez à mettre en place le protocole https dans ce cas) est ce qu’il vous faut. Il vous permettra de faire simplement vos devis, factures et avoirs comme de suivre votre trésorerie et les règlements de vos clients.

En complément

Si vous recherchez une solution tout-en-un à base de logiciels libres, vous devriez considérer la solution DotRiver de bureau « cloud » présentée dans cet article.